10月の内定式に合わせて、内定者同士や社員との交流を目的とした懇親会を予定している企業様も多いのではないでしょうか。
内定式は、企業が新たな従業員を迎える大切な採用行事です。その後に懇親会を行うことで、式典だけでは生まれにくい会話や交流の時間をつくることができます。
一方で、準備を担当する人事・総務・事務局の方にとっては、開催形式、料理の量、会場レイアウト、当日の進行など、考えることが多くあります。
この記事では、式後の懇親会を検討している企業様に向けて、開催形式、料理選び、会場づくり、ケータリングを活用するメリットをわかりやすく解説します。
この記事を読むとわかること
この記事では、式後の懇親会をどのような形式で開催すればよいかがわかります。
立食、着席、半立食の違いや、交流しやすい料理・会場づくりのポイントも確認できます。
また、人事・総務担当者様の準備負担を減らす方法として、ケータリングを利用するメリットについても紹介します。
内定式後に懇親会を行う目的
内定式は、企業が内定者を迎える大切な式典です。
式典では、代表挨拶、証書の授与、今後の案内など、比較的きちんとした進行になることが多く、内定者同士が自由に話す時間は限られます。そのため式後に懇親会を設けることで、同期や社員との距離を縮めやすくなります。
懇親会には、次のような目的があります。
- 交流を深める
- 先輩社員や人事担当者と話す機会をつくる
- 入社前に会社の雰囲気を知ってもらう
- 入社への不安や緊張を和らげる
- 同期としてのつながりをつくる
- 企業への安心感を持ってもらう
内定者にとって、入社前の時期は期待と不安が混ざりやすいタイミングです。先輩社員の雰囲気や同期の人柄を知ることができれば、入社までの安心感にもつながります。
懇親会で大切にしたいこと
懇親会では、料理の豪華さだけを重視するのではなく、自然に会話が生まれる場をつくることが大切です。
内定者は、初対面の人が多い環境で緊張している場合があります。座席や料理の配置、進行の流れによっては、話す相手が限られてしまうこともあります。
準備段階では、次の点を意識するとよいでしょう。
- 話しやすいか
- 社員とも自然に交流できるか
- 料理を取りながら会話が生まれるか
- 座る場所や立つ場所に偏りがないか
- 緊張しすぎない雰囲気になっているか
- 進行が詰まりすぎていないか
目的は、食事を提供することだけではありません。入社前の不安を和らげ、同期や社員とのつながりを感じてもらうことが大切です。
立食形式が向いているケース
立食形式は、参加者同士の交流を重視したい場合に向いています。
席が固定されないため、内定者同士、先輩社員、人事担当者が自然に移動しながら話しやすくなります。
料理は、一人ずつ提供するコース料理よりも、自由に取れるビュッフェ形式との相性がよいです。
立食形式が向いているのは、次のような場合です。
- 参加人数が多い
- 内定者同士の交流を重視したい
- 先輩社員とも幅広く話してほしい
- カジュアルな雰囲気にしたい
- 短時間で多くの人と接点を作りたい
- 会場内を自由に動けるスペースがある
ただし、ずっと立ったままでは疲れてしまう方もいるため、会場内に一部椅子や小さなテーブルを用意しておくと過ごしやすくなります。
着席形式が向いているケース
着席形式は、落ち着いた雰囲気で食事や会話を楽しんでもらいたい場合に向いています。
少人数での開催や、役員・経営層が参加する会、比較的フォーマルな懇親会にも取り入れやすい形式です。
着席形式が向いているのは、次のような場合です。
- 参加人数が少ない
- 落ち着いた雰囲気にしたい
- 役員や経営層が参加する
- 食事をしっかり楽しんでもらいたい
- 移動を少なくしたい
- 会場が立食に向いていない
着席形式では、座席が固定されるため、近くの人とは話しやすい一方、ほかのテーブルの人とは交流しにくくなることがあります。交流を目的にする場合は、途中で席替えを行ったり、テーブルごとに先輩社員を配置したりするとよいでしょう。
半立食・着席ビュッフェという選択肢
「交流はしてほしいけれど、ずっと立ったままでは疲れてしまう」という場合は、半立食形式もおすすめです。
半立食では、料理はビュッフェ形式で自由に取りながら、会場内に一部テーブルや椅子を用意します。参加者は移動しながら会話できますが、必要に応じて座ることもできます。
半立食形式のメリットは、次の通りです。
- 交流しやすい
- 疲れたときに座れる
- 料理を自由に選べる
- カジュアルすぎず、堅すぎない
- 立食と着席の良い部分を取り入れられる
- 緊張を和らげやすい
完全な立食では動き方に迷う方もいますが、座れる場所があると安心して参加しやすくなります。
料理選びのポイント
式後の懇親会では、料理が会話のきっかけになることがあります。
見た目が華やかで、取りやすく、会話をしながら食べやすい料理を選ぶと、参加者が自然に料理卓へ集まりやすくなります。特に立食や半立食では、次のような料理が向いています。
- 一口サイズのオードブル
- サンドウィッチ
- ピンチョスやカナッペ
- 肉料理
- 魚料理
- 温製料理
- パスタや焼きそばなどの軽食
- サラダ
- デザート
- ソフトドリンク
料理を選ぶ際は、食べ応えと食べやすさの両方を考えることが大切です。
肉料理や温製料理があると満足感が出ます。一方で、サンドウィッチや一口料理は会話中でも手に取りやすく、交流会向きです。また、参加者の中にアレルギーや食事制限がある方がいないか、事前に確認しておくと安心です。
交流しやすい会場レイアウト
料理と同じくらい大切なのが、会場のレイアウトです。
どれだけ料理が充実していても、会場内が動きにくいと参加者同士の交流は生まれにくくなります。
立食や半立食の場合は、料理卓だけでなく、料理皿やグラスを一時的に置ける小さなテーブルを複数配置すると便利です。会場づくりでは、次の点を意識しましょう。
- 料理卓の前に人が並べる余白を作る
- ドリンクカウンターを料理卓と少し離す
- 小さなテーブルを複数配置する
- 会場中央に移動しやすい空間を残す
- 内定者と社員が混ざりやすい配置にする
- 壁際に座れるスペースを用意する
- 受付や荷物置き場も考えておく
理想は、参加者が「料理を取る、移動する、誰かと話す」という動きを自然にできることです。
会場いっぱいにテーブルや椅子を置いてしまうと、移動がしにくくなります。
式典から懇親会までの進行例
同じ会場で内定式と懇親会を行う場合は、式典から懇親会への切り替え時間も考えておく必要があります。
料理の搬入やセッティング、ドリンク準備、会場レイアウト変更が必要になる場合は、スケジュールに余裕を持たせましょう。
進行例は次の通りです。
- 受付
- 式典
- 代表挨拶
- 内定証書授与
- 今後の案内
- 記念撮影
- 休憩・会場転換
- 乾杯
- 懇親・食事
- 先輩社員との交流
- 内定者自己紹介
- 締めの挨拶
- 終了・撤収
採用行事と懇親会を同じ部屋で行う場合は、会場転換の時間が重要です。
参加者が写真撮影や休憩で一度移動している間に、料理卓やドリンクカウンターを準備できると、スムーズに交流会へ移れます。
同じ会場で行う場合は「どんでん対応」になることがあります
内定式と懇親会を同じ会場で行う場合は、式典用のレイアウトから懇親会用のレイアウトへ短時間で切り替える必要があります。このような会場転換を、ケータリングでは「どんでん対応」と呼ぶことがあります。
たとえば、式典では椅子を前向きに並べ、司会台や受付、記念撮影スペースを用意することがあります。一方で、懇親会では料理卓、ドリンクカウンター、ちらし卓、歓談スペースなどが必要になります。
同じ部屋で続けて行う場合は、式典終了後に次のような作業が発生します。
- 椅子や机の移動
- 料理卓の設置
- ドリンクカウンターの準備
- ちらし卓の配置
- ビュッフェ料理のセッティング
- 乾杯用ドリンクの準備
- 受付や荷物置き場の調整
- 参加者の待機場所や誘導
この切り替え時間が短い場合や、スタッフの追加配置が必要な場合は、通常のケータリング費用とは別に、どんでん対応の追加費用が発生する可能性があります。特に、式典終了後すぐに乾杯をしたい場合や、参加者を長く待たせずに懇親会を始めたい場合は、事前準備の時間、会場内で作業できるスペース、スタッフ人数を確認しておくことが大切です。
また、同じ会場内で式典中に料理やドリンクの準備を進める場合は、音や見た目への配慮も必要です。ついたてで準備スペースを分けたり、参加者の視界に入りにくい場所で静かに設営したりすることで、式典の雰囲気を保ちながら懇親会の準備を進められます。
同じ会場で開催する場合は、便利な反面、会場転換の作業量が増えることがあります。そのため、見積もり時には「式典と懇親会を同じ部屋で行うのか」「会場転換に使える時間はどのくらいか」「参加者は転換中に別室へ移動できるのか」を確認しておくと安心です。
ケータリングを利用するメリット
式典の準備と並行して、懇親会の料理、ドリンク、会場設営まで社内担当者だけで準備するのは大きな負担です。
ケータリングを利用すれば、料理の手配だけでなく、当日の会場づくりまで相談しやすくなります。
ケータリングで相談できる主な内容は、次の通りです。
- 料理内容の提案
- 参加人数に合わせた料理量の調整
- ドリンクの用意
- 料理の搬入
- ビュッフェ台の設営
- テーブルクロスや備品の準備
- 取り皿やカトラリーの準備
- 当日のサービススタッフ
- 終了後の撤収
- ゴミの回収
- 会場レイアウトの相談
担当者様は、採用行事の進行、内定者対応、役員や社員との調整など、当日の運営業務に集中しやすくなります。
また、会場条件に合わせて料理卓やドリンクカウンターの位置を相談できるため、初めて懇親会を手配する場合にも安心です。
内定式後の懇親会におすすめのプラン
式後の懇親会では、参加者同士が会話しやすく、立食でも取りやすい料理を選ぶことが大切です。
スイセンでは、企業の懇親会や交流会に利用しやすいケータリングプランをご用意しています。人数、会場の広さ、開催形式、ご予算に合わせて、料理内容やドリンク、会場設営までご相談いただけます。
交流を重視するならビュッフェ形式のプラン
内定者同士や先輩社員との交流を重視する場合は、ビュッフェ形式のプランがおすすめです。
サンドウィッチ、揚げ物、肉料理、魚料理、サラダ、デザートなどを組み合わせることで、参加者が自由に料理を取りながら自然に会話できます。料理卓の前に人が集まりやすいため、初対面同士でも会話のきっかけが生まれやすくなります。
短時間の懇親会には軽食中心のプラン
内定式後に1時間ほどの交流時間を設ける場合は、軽食中心のプランも向いています。
サンドウィッチや一口料理、揚げ物、パスタなどは、立食でも食べやすく、会話の邪魔になりにくい料理です。式典後の限られた時間でも、参加者が手に取りやすく、気軽に楽しめる内容にできます。
きちんと感を出したい場合は食器やドリンクも調整
役員や先輩社員が参加する懇親会では、料理だけでなく、食器やドリンクの印象も大切です。
紙皿や簡易的なカップではなく、メラミン皿やグラスを使うことで、会場全体の雰囲気を少し上品に整えられます。
また、アルコールを提供する場合は、年齢確認に注意しながら、ソフトドリンクも十分に用意することが大切です。スイセンでは、料理、ドリンク、備品、会場設営、撤収まで、会の内容に合わせてご提案できます。
初めて手配する方におすすめの記事
初めてケータリングを手配する場合は、人数、予算、会場条件、料理内容など、確認することが多くあります。「何名から頼めるのか」「予算はどのくらい必要か」「会場で飲食できるのか」など、不安に感じる方もいるでしょう。基本的な準備の流れを知りたい方は、以下の記事も参考になります。
▶ 初めての幹事でも失敗しないケータリング準備ガイド
内定式後の懇親会ならではのポイントと、一般的なケータリング手配の流れを分けて確認することで、準備を進めやすくなります。
よくある質問
Q.内定式後の懇親会は立食と着席のどちらがよいですか？
交流を重視する場合は立食形式が向いています。落ち着いて会話や食事を楽しんでもらいたい場合は着席形式が向いています。迷う場合は、椅子やテーブルを一部用意した半立食形式もおすすめです。
Q.式後の懇親会ではどのような料理が向いていますか？
一口サイズの料理、サンドウィッチ、肉料理、魚料理、温製料理、サラダ、デザートなどが向いています。会話をしながら食べやすい料理を選ぶと、交流のきっかけにもなります。
Q.アルコールは用意した方がよいですか？
参加者の年齢確認が必要です。20歳未満の内定者がいる可能性がある場合は、提供方法に注意してください。アルコールを用意する場合でも、ソフトドリンクを十分にそろえることが大切です。
Q.同じ会場で式典と懇親会を行えますか？
可能です。ただし、式典から懇親会へ切り替える時間が必要です。料理の搬入やテーブル配置、ドリンク準備の時間を含めてスケジュールを組みましょう。
Q.先輩社員との交流を自然に増やすにはどうすればよいですか？
テーブルごとに先輩社員を配置したり、簡単な自己紹介やテーマトークを用意したりすると、会話が生まれやすくなります。立食形式の場合は、社員が内定者に声をかける役割を持つとスムーズです。
Q.ケータリングでは会場設営も相談できますか？
はい。料理卓、ドリンクカウンター、ちらし卓、座席の配置など、会場条件に合わせて相談できます。料理だけでなく、懇親会全体の流れを考えた設営が可能です。
Q.同じ会場で式典と懇親会を行う場合、追加費用はかかりますか？
会場の使い方や切り替え時間によっては、どんでん対応の追加費用が発生する可能性があります。式典用のレイアウトから懇親会用のレイアウトへ短時間で変更する場合、料理卓やドリンクカウンターの設営、机や椅子の移動、スタッフの追加対応が必要になることがあります。事前に会場転換の時間と作業内容を確認しておくと安心です。
まとめ｜式典後の懇親会は交流しやすい場づくりが大切
式後の懇親会は、内定者同士や社員との交流を深める大切な機会です。
開催形式は、参加人数や目的に合わせて、立食、着席、半立食から選ぶとよいでしょう。交流を重視する場合は自由に動きやすい形式、落ち着いた雰囲気にしたい場合は着席形式が向いています。
料理は、会話をしながら食べやすい内容を意識することが大切です。サンドウィッチ、一口料理、肉料理、魚料理、温製料理、デザートなどをバランスよく用意すると、参加者が楽しみやすくなります。
また、アルコールを提供する場合は、参加者の年齢確認とソフトドリンクの充実が欠かせません。
会場づくりでは、料理卓やドリンクカウンターの位置、移動しやすい余白、座れるスペースを考えることで、自然に会話が生まれやすくなります。ケータリングを利用すれば、料理、ドリンク、備品、会場設営、撤収までまとめて相談できます。人事・総務担当者様は、内定者対応や式典運営に集中しやすくなります。
スイセンでは、内定式後の懇親会、企業の交流会、社内イベントなど、目的や人数に合わせたケータリングをご提案しています。
内定式後の懇親会をご検討中の企業様は、お気軽にご相談ください。
