初めての幹事でも失敗しないケータリング準備ガイド

ケータリングをはじめて注文する方へ

企業イベントや懇親会の幹事を任されると、「何から準備すればいいのか分からない」「当日の流れがイメージできない」と不安になる方は多くいらっしゃいます。

ケータリングは料理の手配だけでなく、会場レイアウトや動線設計、ドリンク提供、片付けなどさまざまな要素が関わるため、事前準備がイベント成功の大きなポイントになります。

本記事では、初めて幹事を担当される方でも安心して進められるよう、準備の流れ・当日の進行・注意点をわかりやすくまとめました。
また、スイセンのケータリングサービスではどこまで任せられるのか、幹事側で準備しておくべきことは何かについてもご紹介します。

まず決めるべき5つの基本情報

ケータリング会社へ問い合わせる前に、次の5つを整理しておくと打ち合わせがスムーズに進みます。

予約が決定したらやること

レイアウトの確認（料理卓・ちらし卓・動線）

ケータリングの満足度は、料理の内容だけでなく会場の動線設計によっても大きく変わります。
スイセンでは、料理卓・ちらし卓・ドリンク卓などのテーブル配置は当日スタッフがセッティングいたします。
ただし、会場に元々ある机や椅子を移動する必要がある場合は、幹事様側で事前に調整をお願いしております。

事前に確認しておくと安心なポイントは次の通りです。

• 料理卓の設置場所
• ちらし卓の設置場所
• ドリンクカウンターの位置
• 人が滞留しない動線
• 会場備品の移動が必要かどうか
  

会場の搬入条件・設備・ルールの確認

当日の設営時間や搬入作業に影響するため、次の項目は事前に確認しておきましょう。

• 駐車場の有無（有料か無料か）
• エレベーターの有無（台車が使用できるか）
• 水道の有無（簡易洗浄などで使用）
• 搬入経路（階段のみ・通路が狭いなど）
• 会場のルール（備品移動の可否・原状復帰の範囲）
  
  

スイセンではゴミは基本すべて回収しておりますので、幹事様側で処理する必要はありません。

メニュー・ドリンクの確定

イベントの内容や参加者の年齢層に合わせて料理内容を調整すると満足度が高まります。

• 温製料理と冷製料理のバランス
• フィンガーフードの有無
• 飲み放題の種類（ビール・ワイン・焼酎・ソフトドリンクなど）
  

ケータリング当日の流れを把握しておく

幹事がやること／やらなくていいこと

幹事が対応すること

• 会場の鍵開け
• 会場備品（机・椅子）の移動が必要な場合の調整
• 会場備品の原状復帰
• 受付や進行
• ケータリング会社との連絡窓口
  

幹事が対応しなくてよいこと

• 料理の補充
• ドリンク提供
• 料理卓・ちらし卓のセッティング
• テーブル上の片付け
• こぼれたものの清掃
• ゴミの回収
• 料理卓・ドリンク卓の撤収
  

よくある失敗と防止策

料理が足りない
→ 若手が多い場合は温製料理を追加すると安心

ドリンクが混雑する
→ ドリンク卓を2箇所に分けるとスムーズ

会場が狭くなる
→ 会場備品の移動を事前に確認しておく

ゴミ問題
→ スイセンではゴミをすべて回収するため幹事様の負担はありません

失敗しないためのチェックリスト

まとめ

ケータリングイベントは事前準備が重要ですが、スイセンでは料理卓のセッティングからテーブル上の片付け、ゴミの回収まで対応しているため、幹事様の負担を大きく軽減できます。

一方で、会場備品（机・椅子）の原状復帰は幹事様側での対応となるため、事前に会場側と調整しておくと安心です。

初めて幹事を担当される方でも、この流れを押さえておけばスムーズにイベントを進行することができます。