01 — 注文担当者の課題

大規模展示会場で80名のイベント後懇親会を、移動なしでスムーズに開きたい

東京ビッグサイトで開催されたイベントの終了後、同じ会場内で80名規模の懇親会を開催したいというご依頼でした。近隣の飲食店へ80名全員が移動するのは時間的にも難しく、イベントで生まれた会話の熱量をそのまま交流の場につなげるためにも、会場内でのケータリングが最適な選択でした。また今回は2つの会場を使用するという特殊な構成で、料理とドリンクをどのように配置するか、参加者が混雑なくスムーズに飲食できる動線をどう設計するかが大きな課題となりました。

02 — 解決策

2会場への役割分担とバーカウンター2か所設置で、混雑を防ぎ自然な交流を促進

2つの会場を効果的に活用するため、1つ目の会場を料理とドリンクを提供するメイン会場、2つ目の会場をドリンクのみ提供するサブ会場として役割を分けました。参加者が複数の場所で飲み物を受け取れるよう、ドリンクエリアにはバーカウンターを2か所設置。一か所にドリンク待ちの列が集中することを防ぎ、参加者がスムーズに動き回りながら歓談できる環境を整えました。

料理卓は壁沿いに配置し、会場中央を広く使えるようにすることで参加者の移動のしやすさを優先しました。壁沿いにはテーブルを配置して荷物置き場スペースも確保。展示会後は資料や配布物を持っている参加者が多いため、荷物を置ける場所があることで快適に過ごしていただけます。食器は紙皿・プラカップのスタンダード形式を採用し、撤収時間が限られるイベント後の懇親会でもスムーズな片付けが行えるよう配慮しました。料理はカナッペ盛り合わせ・チーズ・洋風オードブル・サンドウィッチ・キッシュ・稲荷海苔巻き・フライドチキン・フライ盛り合わせなどオードブルとフィンガーフードを中心としたLiteミールプランをご用意しました。

03 — 成果

2会場の役割分担が機能し、80名が混雑なく自由に交流できる懇親会を実現

料理会場とドリンク会場の役割分担と、バーカウンター2か所設置という設計が機能し、80名の参加者が混雑することなく自由に動き回りながら交流できる懇親会を実現しました。会場中央を広く確保したレイアウトが参加者の移動のしやすさに貢献し、イベント後の余韻を保ちながら活発なネットワーキングが行われました。フィンガーフードやオードブル中心の構成は片手で食べやすく、会話を続けながら食事を楽しめるスタイルとして好評でした。紙皿・プラカップの採用により撤収もスムーズに完了し、主催者様の負担軽減にもつながりました。

04 — 現場スタッフのコメント

担当スタッフより

東京ビッグサイトは規模が大きい分、搬入や設営の段取りが特に重要になる会場です。今回は2会場を使った特殊な構成でしたが、料理とドリンクの配置を事前にしっかりと設計し、バーカウンターを2か所設けたことで、参加者の皆様がスムーズに動き回れていた様子がとても印象的でした。荷物置き場のスペース確保も喜んでいただけたポイントのひとつです。展示会・イベント後の懇親会は時間が限られることが多いため、迅速な設営と撤収を常に意識しながら対応しています。東京ビッグサイトでのケータリングをご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。

施工の詳細やパーティーの様子は、ブログ記事でもご紹介しています。